（江蘇省檔案局2003年2月9日印發(fā)）

　　1  總則

    為適應(yīng)辦公自動化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)用檔案信息資源，根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)，結(jié)合我省實際，特制定本辦法。

    本辦法所稱歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

    本辦法適用于本省范圍內(nèi)的各級機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位。

　　2  整理原則

    遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

    貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作制度化、標準化、現(xiàn)代化。

　　3  整理要求

    歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準確。檔案進館單位 按經(jīng)當?shù)貦n案行政管理部門核準的歸檔范圍和保管期限表確 保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，價值鑒定準確。

    整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。己破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進行。

    歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》(DB32/505-2002)要求。

    4   整理方法

    4?1  件的確定

    本辦法以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;會議記錄、介紹信存根等一本為一件;成套的會議材料各為一件;重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件;計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件;正文與文件處理單為一件;來文與復(fù)文(指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函)可為一件;經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件;報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊(本)為一件;未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件。

    4?2  裝訂

    歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文在前，來文在后;計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后;有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

    裝訂方式可采用縫紉機或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)模杀３衷膊蛔儭Ｒ粋€單位的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

    短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。

    4?3  分類

    歸檔文件可以采用“年度——機構(gòu)(問題)——保管期限”、  “保管期限——年度——機構(gòu)(問題)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”中的一種方法進行分類，其中后兩種方法適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題——年度——保管期限”的方法分類。分類層次最多三層，即年度、期限、機構(gòu)(問題)，最少兩層，即年度、期限。一個單位應(yīng) 保持分類方案的穩(wěn)定。

    4?3?1  按年度分類

    將文件按其形成年度分類。跨年度時，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期(即落款日期)為準。對于計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報  表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年;跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。

    幾份文件作為一件時，“件”的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。

    4?3 ?2  按保管期限分類

    將文件按劃定的保管期限分類。

    4?3?3  按機構(gòu)(問題)分類

    將文件按其內(nèi)容涉及到的機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法與問題分類法不能同時采用，只能選擇其中的一種。本項可視歸檔文件量的大小予以取舍。

    按機構(gòu)分類，由某個機構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機構(gòu)類；由幾個機構(gòu)承辦的，可歸入主要承辦機構(gòu)類中(一般適用于機構(gòu)相對穩(wěn)定的機關(guān))。

    按問題分類，一般可分為  “黨群類”、“業(yè)務(wù)類”、“行政類”等等。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級類目，即“黨群類”、“行政類”、“生產(chǎn)技術(shù)類”、“經(jīng)營管理類”。

    4?4  排列

    歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，4?2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變;事由間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

    事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。

    因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(gòu)(問題)的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件(符合4?1條件)。上述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)盡量避免。

    4?5  編制歸檔號

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)(問題)、頁數(shù)等編號項目。

    歸檔號填寫在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè)置見圖Al，其中必填項為全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)，選擇項為機構(gòu) (問題)等。

    歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應(yīng)耐久。

    4?5?1  全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

    4?5?2  年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2002。

    4?5?3  保管期限： 填寫歸檔文件保管期限的簡稱(永、長、短)。

    4?5?4  件號：填寫文件的排列順序號。

    件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注。

    4?5?5   機構(gòu)(問題)： 按機構(gòu)分類的，用中文填寫機構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡稱。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如“黨群類”、“行政類”(檔案不進館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可用代號表示)。

    4?5?6  總頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)。

    4?6     編目

    歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

    編目應(yīng)做到準確、全面、詳細、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn) 代化及計算機檢索的需要。

    4?6?1  歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，只對復(fù)文進行編目，但必須在題名欄中用(    )注明有無來文，如“附請示”;若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目(見圖A2)。

    4?6?1?1   件號：填寫室編件號。

    4?6?1?2   責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者的名稱。

    4?6?1?3   文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，須填寫完整。

    4?6?1?4   題名：文件標題。文件只有一個題名且能反映文件內(nèi)容的(正題名)，填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄;文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄;沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[   ]”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內(nèi)容時附件標題可一并抄錄。外加“(   )”標注。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進一步細化著錄。如“XX介紹信存根”一本作為一件時，其題名可為“XX介紹信存根”，其介紹信中的人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。

    4?6?1?5   日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20020909。

    4?6?1?6   頁數(shù)：見4?5?6

    4?6?1?7   備注：注釋文件需說明的情況。

    4?6?2      歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

    4?6?3      歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一木，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機構(gòu)(問題)裝訂成若干本。封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)(見圖A3)，內(nèi)頁加目錄或口取紙以區(qū)分保管期限和機構(gòu)(問題)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

    4?6?4     用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機保存的耐久的載體上備份。載體推薦為一次寫光盤。

    4?7        裝盒

    將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機構(gòu)(問題)分類的，不同機構(gòu)(問題)不得裝在同一盒內(nèi)

    4?7?1     檔案盒

    4?7?1?1  檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為10mm、20mm、30mm、40mm等。

    4?7?1?2  檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)(問題)等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接;盒號即檔案盒的排列序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。

    為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由江蘇省檔案局監(jiān)制的無酸紙檔案盒。

    4?7?2    備考表

    備考表置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

    4?7?2?1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

    4?7?2?2 整理人：填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。

    4?7?2?3 檢查人：填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

    4?7?2?4 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。

    5  排架

    歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，即分別采用 “年度——機構(gòu)(問題)——保管期限”、“保管期限——年度——機構(gòu)(問題)”、“年度——保管期限”、“保管期限——年度”、“問題——年度——保管期限”的，亦按相應(yīng)的分類次序上架排列。如按“年度——機構(gòu)(問題)——保管期限”分類的，在庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架，便于實體管理。按“保管期限——年度——機構(gòu)(問題)”分類的，同一期限內(nèi)的檔案依年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進館。

    6  附則

    本辦法由江蘇省檔案局負責解釋。

    本辦法自頒布之日起施行。