各部門：

現將江蘇信息職業技術學院檔案工作相關制度印發給你們，請遵照執行，做好學院檔案工作。

      附件：1．江蘇信息職業技術學院檔案庫房管理制度

         2．江蘇信息職業技術學院檔案安全保密制度

         3. 江蘇信息職業技術學院檔案利用制度

         4. 江蘇信息職業技術學院檔案鑒定銷毀制度

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                        江蘇信息職業技術學院

            2018年11月16日

附件1

江蘇信息職業技術學院

檔案庫房管理制度

檔案庫房是保存學院檔案的重地，應有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施，以確保檔案的安全，并實行檔案庫房的科學管理，為此，特制訂本制度。

1．檔案入庫必須認真檢查案卷質量，清點數目，并及時進行登記、上架或入庫。

2．檔案的存放要按密級和保管期限分別保管。對珍貴檔案要專門保管。

3．庫房內要安置溫濕度記錄儀，每天兩次定時測記。并根據氣候及溫濕度情況，及時通風，或開、關去濕機。庫房溫濕度應控制在溫度1424℃、相對濕度45%60%之間。

4．庫房內嚴禁吸煙、嚴禁明火、嚴禁和存放易燃易爆物品，定期檢查消防器材，電路和電器設備，及時消除隱患。

5．在檔案柜、架置放驅蟲防霉藥劑，建立定期檢查蟲、霉制度。發現蟲、霉及時處理。

6．庫房內采用白熾燈照明、窗戶應裝防光窗簾、防止強光照射。

7．經常進行清掃，保持庫房內清潔無塵。

8．每學期結束前，要對案卷進行總清點。

9．嚴格執行檔案借閱制度，每學期結束前，要催回借出檔案。

10．非檔案室工作人員，不得隨意進入庫房。檔案人員進出庫房，要隨手關好門窗、電燈。

11．每天下班前，應關閉庫房的門窗，切斷水、電源、確保檔案安全。

附件2

江蘇信息職業技術學院

檔案安全保密制度

為了做好檔案的安全保密工作，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和上級有關檔案保密的規定，特制定本制度。

1．嚴格執行《江蘇信息職業技術學院職業技術學院檔案庫房管理制度》，非檔案人員，不得進入庫房和工作室。

2．嚴格執行有關檔案接收、管理和借閱制度。認真履行登記、簽字手續。

3．凡屬密級檔案，登記編目時，必須在登記本備注欄內蓋上“機密”、“絕密”字樣，對密級檔案，必須單獨存放在保密室，專人管理。

4．將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為己有者；損毀、丟失學校檔案者；違反規定泄密檔案內容、并造成不良后果者，按《檔案法》、《保密法》有關條款處罰。

5．閱檔在學院閱檔室，未經批準，任何人員不得私自將檔案攜帶出檔案室，不得隨意復印、摘抄檔案。

6．借閱密級檔案，必須經有關領導批準后在保密室閱讀。檔案人員不得私自摘抄和傳播具有內部和保密性的檔案內容。

7．需要銷毀檔案材料，必須經過鑒定，不準隨意銷毀檔案。

8．節假日要加強檔案的安全保密工作檢查，并及時催回借出的檔案材料。未上架入庫的檔案材料須放入箱柜內。

    9．任何檔案的處理和銷毀，必須經過鑒定，并報校領導批準，按《江蘇信息職業技術學院檔案鑒定銷毀制度》進行辦理。

附件3

江蘇信息職業技術學院

檔案利用制度

為了更好地發揮學院檔案在教學、科研和各項管理工作中的作用，提高檔案利用率，保證檔案的安全和保密，特制定本制度。

1．本院各二級單位因工作需要可利用學院各類檔案，利用密級檔案需經院領導批準。

2．本院師生員工持本人有效證件可利用開放檔案，利用非開放檔案，需經領導批準。

3．外單位組織持單位介紹信，辦理有關手續，可利用開放檔案；學院校友等個人持有效證件，辦理有關手續，可利用開放檔案。檔案一律不外借。

4．利用檔案可通過辦公自動化系統進行，也可直接到檔案室。必須按要求申請、填寫登記表，注明利用目的和要求。如確因工作需要必須借出者，檔案借出時間一般不得超過一星期，過期尚需繼續使用者，應辦理續借手續。

5．檔案室人員應及時催還借出的檔案，同時檢查歸還的檔案是否完整。

    6．利用者必須確保檔案的安全、保密和完整，不得轉借、涂改、污損、撕頁、增刪和遺失，如發現上述情況，將依據《檔案法》有關規定嚴肅處理。

附件4

江蘇信息職業技術學院

檔案鑒定銷毀制度

檔案鑒定是檔案管理的一項重要工作，做好檔案鑒定工作能夠保證檔案室藏的優化，保證向利用者提供優質服務。為了使檔案鑒定工作正常進行，特制定本制度。

1．檔案鑒定銷毀工作由學院綜合檔案室負責組織，綜合檔案室應在調查研究基礎上制訂檔案鑒定計劃。各大類檔案每3～5年進行一次檔案價值鑒定，并相應修改歸檔范圍和保管期限。

2. 對已滿保管期限的檔案要及時組織鑒定，編制銷毀檔案清冊，由學院鑒定小組負責鑒定的具體工作。

3. 檔案鑒定小組由分管院長、保密委員會、審計處、檔案內容所涉及的業務部門負責鑒定的具體工作。

4. 檔案鑒定小組采用逐卷逐件審查的直接鑒定法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，進行個人初鑒，集體審查，對到期的檔案提出鑒定銷毀意見。對保管期限已滿，經鑒定尚需保留的檔案，要填寫延長保管期限的鑒定，并重新確定新的保管期限。

5. 確定銷毀的檔案，要逐卷逐件編制檔案銷毀清冊，一式兩份，并撰寫鑒定報告，鑒定小組成員均須在鑒定銷毀意見上簽字，然后上報主管院領導審批。

6. 凡經主管院領導審批同意銷毀的檔案，在檔案剔除后，要在賬上注明“已銷毀”，并標明清單的編號和銷毀時間。

7. 銷毀檔案時，由綜合檔案室和審計處共同派員送造紙廠進行現場監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀記錄及有關文件材料存檔（放入全宗卷）備查。

8. 鑒定工作結束后，檔案部門應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。